Outlook - Avancé

Au terme de la formation, le participant sera capable de :

• gérer de manière efficace l'arrivée de messages dans sa boîte de réception

• utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour améliorer l'organisation de son travail

Modifier les affichages

• Personnaliser l'affichage de son environnement pour le rendre plus efficace
  

• Comment créer et utiliser un affichage dans vos dossiers
  

• L’affichage par conversation
  

• Le people pane (affichage des personnes)
  

Créer et gérer les catégories

• Utiliser les catégories dans tous les éléments d’Outlook
  

• Regrouper votre affichage par catégories
  

Calendrier

• Que devez-vous planifier dans votre calendrier ? 
  

• L’affichage des disponibilités (Schedule View)
  

• Créer un calendrier supplémentaire
  

• Partager votre calendrier
  

• Envoyer par email son calendrier
  

Réunions

• Créer une réunion
  

• Ajouter/supprimer des participants/des ressources à une réunion
  

• Répondre à l’invitation d'une réunion
  

• Répondre à une réunion en proposant un nouvel horaire
  

• Afficher le suivi d'une réunion
  

• Annuler une réunion
  

Groupes de calendrier

• Qu’est-ce qu’un groupe de calendrier ?
  

• Créer un groupe de calendrier
  

• Supprimer un groupe de calendrier
  

• Organiser une réunion en invitant un groupe de calendrier
  

Tâches

• Que devez-vous noter dans votre liste des tâches ? 
  

• Affecter une tâche à une ou plusieurs personnes
  

• Suivre l’avancement d’une tâche
  

• Définir les options de suivi d’une tâche
  

• Répondre à une demande de tâche
  

• Transformer un message ou un rendez-vous en tâche
  

Comment gérer efficacement les mails sortants et entrants

• Créer des règles automatiques pour la gestion des mails entrants ou sortants
  

• Créer des actions rapides pour automatiser les tâches courantes
  

• Créer des building blocks ou Quick Parts (textes réutilisables)
  

• Définir les options d’envoi d’un message
  

• La gestion des e-mails non désirables
  

• Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages
  

• Configurer le format des messages de réponse /de transfert
  

• Appliquer une mise en forme conditionnelle aux messages
  

• Créer un modèle (message type)
  

Rechercher un élément Outlook

• Combiner plusieurs critères de recherche
  

• La recherche avancée
  

• Créer un dossier de recherche
  

Contacts

• Modifier la carte de visite électronique associée à un contact
  

L'archivage

• Créer un dossier d’archives
  

• Gérer un dossier d’archives
  

• Gérer l'archivage automatique des messages
  

Le partage ou la délégation

• Partager un dossier d'Outlook
  

• Gérer les permissions
  

• Déléguer l'accès à sa boîte aux lettres ou au calendrier (On Behalf Of)
  

L'intégration avec Office

• Export - Import des contacts vers d'autres logiciels
  

• Envoyer un mail depuis Word - Excel – PowerPoint
  
  

Utiliser les fonctions de base d'Outlook (envoi et réception des messages, gestion d'une liste de contacts, introduire des données dans le calendrier).

A l’issue de la formation les participants recevront un certificat de participation délivré par la House of Training.